Dadurch, dass pro Lohnabrechnung mehrere Zahlungsläufe möglich sind, können Sie sowohl eine allfällige Akontozahlung als auch die Auszahlung des 13. Monatslohns in derselben Lohnabrechnung abwickeln.
Hinweis: Es ist auch möglich, für den 13. Monatslohn eine eigene Lohnabrechnung zu erstellen. Dann ist jedoch zuerst die Lohnabrechnung für den Dezember abzurechnen, damit die entsprechenden Löhne auch in die Basis des 13. Monatslohns zählen. Dieses Vorgehen wird nicht empfohlen.
Über Rückstellungen und Akonto prüfen können Sie allenfalls prüfen, welche Guthaben bei den Mitarbeitern bestehen. Anschliessend müssen Sie die Lohnart einfügen, die für die Auszahlung eines entsprechenden Guthabens verwendet wird:
3547 "13. Monatslohn Akonto
Auszahlung"
3559 "13. Monatslohn Rückstellung
Auszahlung"
Damit Sie diese Lohnart nicht auf jeder einzelnen Lohnabrechnung manuell einfügen müssen, bearbeiten Sie zuerst die Default-Lohnarten, und erstellen Sie erst dann die Dezember-Abrechnung. Wenn beispielsweise bei allen Monatslöhnern der 13. mit Rückstellungen gebildet worden sind, kann einfach bei Default-Lohnarten der Lohngruppe "Monatslöhner" die Lohnart 3559 eingefügt werden, damit allen Mitarbeitern dieser Lohngruppe der 13. Monatslohn mit dieser Lohnart ausbezahlt wird.
Hinweis: Falls Sie die Dezember-Abrechnung bereits erstellt haben, jedoch noch wenige Einträge bearbeitet haben, können Sie die Abrechnung löschen, die Default-Lohnarten anpassen und anschliessend die Dezember-Abrechnung neu erstellen.
Wenn Sie den Dezember-Lohn in zwei Zahlungsläufen bezahlen, fügen Sie zudem eine der Lohnarten 6750 "Auszahlung Teil 1" (mit Pauschalbetrag) respektive 6760 "Auszahlung Teil 2" (mit prozentualem Betrag, wenn etwa allen Mitarbeitern bereits 50 Prozent ausbezahlt werden soll) als Default-Lohnart ein. Je nachdem, ob der Betrag der ersten Auszahlung für alle Mitarbeiter einer Lohngruppe gleich ist oder unterschiedlich, macht es Sinn, den Betrag bereits in den Default-Lohnarten zu hinterlegen.
Führen Sie anschliessend die Lohnabrechnungen wie üblich durch.
Nach Erstellen der Lohnabrechnungen kann es sinnvoll sein, nochmals zu überprüfen, ob noch Rückstellungen und Akonto prüfen für Mitarbeiter bestehen.
Anschliessend können Sie die Zahlungen wie üblich durchführen; wie Sie den Zahlungslauf in mehren Zahlungsläufen durchführen vgl. Beispiel mehrere Zahlungsläufe.
Schliesslich sollten Sie die Änderungen an den Default-Lohnarten wieder rückgängig machen und die entsprechenden Lohnarten wieder entfernen, damit die Januar-Abrechnung wieder wie gewohnt durch geführt werden kann. (Dies können Sie allenfalls auch später machen, da es gut möglich ist, dass im neuen Jahr weitere Änderungen an den Default-Lohnarten nötig sind (vgl. Versicherungen prüfen).)