Im Kopf-Bereich des Lohnausweises befinden sich die folgenden Angaben:
A/B: "Lohnausweis" oder "Rentenbescheinigung": Um welche der beiden Dokumente es sich handelt. Dies kann ausschliesslich beim Öffnen entschieden werden.
Wichtig: Rentenbescheinigungen werden ausschliesslich benötigt, wenn Renten ausbezahlt werden. Für Mitarbeiter im Rentenalter, die einen Lohn beziehen, ist der Lohnausweis zu benutzen.
C: Hier wird die alte AHV-Nummer und/oder die Sozialversicherungsnummer abgedruckt. Diese werden vom Mitarbeiter, Register Versicherungen übernommen. Fehlen beide Nummern, wird das Geburtsdatum in das Feld AHV-Nr. eingetragen.
D: Das Jahr, für welches der Lohnausweis gilt.
E: Die Dauer, von wann bis wann der Mitarbeiter beschäftigt worden ist. Bei Mitarbeitern mit mehreren Anstellungszeiträumen in demselben Jahr wird das Datum des ersten Eintritts und das Datum des letzten Austritts eingetragen.
F:Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort.
G: Kantinenverpflegung.
Sowohl F als auch G sind auf dem Lohnausweis, der sich beim Mitarbeiter-Detail auf dem Register Lohnausweis öffnen lässt, zu aktivieren.
H: Hier wird die bevorzugte Adresse des Mitarbeiter-Details (vgl. Register Kontakt) übernommen.
Auf dem Lohnausweis wird dies beispielsweise wie folgt dargestellt:
Der Lohnausweis wird gemäss swissdec-Zertifizierung mit einem Tool generiert, der Lohnausweis wurde 1:1 in dieser Form von der Steuerkonferenz abgenommen, inklusive Rappenbeträgen und auch dem CH-Kürzel bei der Adresse. Der Lohnausweis gemäss Lohnstandard-CH kann via ELM übermittelt werden. Für das maschinelle Einlesen der gedruckten Lohnausweise steht zudem links der Adresse der Barcode zur Verfügung (die Daten des Lohnausweises sind in dem schwarzen Viereck vollständig codiert).
Bei Nachtragszahlungen im Folgejahr muss auch im Folgejahr ein Lohnausweis abgegeben werden, auch wenn der Mitarbeiter in diesem Jahr nicht mehr beschäftigt worden ist:
D zeigt in dem Fall, für welches Jahr der Lohnausweis gilt, E, für welche Beschäftigungsperiode.