Der Lohnausweis wird mit einem Tool von swissdec aufbereitet, er entspricht dem Lohnstandard-CH. Dies hat den Vorteil, dass z.B. gesetzliche Änderungen automatisch integriert sind, andererseits hat Plancal keinen Einfluss auf z.B. das Aussehen respektive einzelne Felder des Lohnausweises.
Wichtig: Hier sind die Mechanismen innerhalb der Software beschrieben. Welche Angaben in welchen Fällen auf dem Lohnausweis zu hinterlegen sind, entnehmen Sie bitte der Wegleitung (die Wegleitung in PDF-Format lässt sich vom Register Lohnausweis bei Firma und Mitarbeiter öffnen) oder kontaktieren Sie Ihren Treuhänder.
Die Daten für die Aufbereitung des Lohnausweises stammen von unterschiedlichen Orten:
Lohnabrechnungen: Beträge und bei einigen Ziffern der Text werden von den Lohnarten übernommen.
Register Lohnausweis: Auf dem Register Lohnausweis der Firma lassen sich Default-Werte für alle Mitarbeiter hinterlegen, diese lassen sich beim einzelnen Mitarbeiter ändern. Dies sind der Zuständige für den Lohnausweis und verschiedene Vorgaben für Texte z.B. unter Ziffer 15 des Lohnausweises.
[Lohnausweis], [Rentenbescheinigung]: Auf dem Register Lohnausweis von Firma und Mitarbeiter kann der Lohnausweis geöffnet werden, um einzelne Checkboxen zu aktivieren/deaktivieren und um Texte manuell zu bearbeiten.
Wichtig: In einem ersten Schritt sind die Werte auf dem [Lohnausweis] der Firma für alle Mitarbeiter einzugeben. Wird beim Mitarbeiter ein Wert bearbeitet, werden Änderungen auf der Firma bei diesem Mitarbeiter nicht mehr übernommen. Auch lassen sich Texte der Firma beim Mitarbeiter überschreiben, jedoch nicht mehr komplett entfernen. Dies gilt ausschliesslich für Änderungen, die über die Schaltfläche [Lohnausweis] erfolgen.
Es wird die folgende Eingabe-Reihenfolge empfohlen:
Erfassen Sie die Angaben auf dem Register Lohnausweis auf Firma und ändern Sie diese allenfalls auf dem Mitarbeiter.
Geben Sie die Werte über die Schaltfläche [Lohnausweis] bei der Firma ein. Es sind die Checkboxen F und G sowie die Checkbox bei Ziffer 13.1.1 zu aktivieren, jedoch nur dann, wenn sie für die meisten Mitarbeiter gültig sind. Allenfalls kann ein Text in Ziffer 14 oder 15 eingetragen werden, jedoch nur dann, wenn dieser für alle Mitarbeiter gültig ist.
Geben Sie die Werte über die Schaltfläche [Lohnausweis] beim Mitarbeiter ein. Besonders die Checkboxen F und G sowie die Checkbox bei Ziffer 13.1.1 sind bei einzelnen Mitarbeiter zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.
Erstellen Sie den Lohnausweis.
Prüfen Sie die Texte; sollten weitere Texte bei einzelnen Mitarbeitern nötig sein, kann über [Lohnausweis] beim Mitarbeiter auf dem Register Lohnausweis ein weiterer Text hinzugefügt werden.
Beim Lohnausweis werden die meisten Texte bereits durch die Formularlösung eingetragen.
Beispiel: Ein Prozentpensum (Mitarbeiter-Detail), genehmigte Spesenreglemente und Vorgehen Geschäftswagen (Register Lohnausweis), Umzugskosten des Arbeitgebers über LA 8000 werden alle in Ziffer 15 aufgeführt. Die Texte vom folgenden Beispiel in Ziffer 15 stammen alle vom Register "Lohnausweis".
In Ziffern mit Betrag und Lohnart wie z.B. Ziffer 3 werden bei mehreren Lohnarten automatisch die Bezeichnung der Lohnart mit dem jeweiligen Betrag aufgeführt.
Aufgrund von dem sind Texte nur ausnahmsweise zu ergänzen, weshalb empfohlen ist, die Lohnausweise erst zu erstellen und anschliessend zu prüfen, ob allenfalls noch weitere Texte benötigt werden.
Wichtig: Wird ein Text manuell bei der Firma hinterlegt, lässt sich dieser auf dem Mitarbeiter überschreiben, jedoch nicht löschen.
Im Folgenden ist beschrieben:
Lohnausweis erstellen: Ablauf für das Erstellen des Lohnausweises.
Inhalte des Lohnausweises: Welche Inhalte für welche Felder übernommen werden.